سیستم انبار و کنترل موجودی نوتریکا
چه فرقی داریم؟
با هر «جایی» که کالا بتواند برود، مانند «انبار» رفتار میشود.
- در نوتریکا هر کالایی در هر جای سازمان و حتی خارج سازمان ، تحت کنترل است.
- نوتریکا، کالاها را علاوه بر انبار، در واحدهای تولیدی نیز دنبال میکند.
- اگر مواد اولیه (برای تولید) به خارج شرکت بفرستید، پیمانکاران را هم دنبال میکند.
- اگر کالا را برای اصلاح یا تعویض یا … به فروشنده برگردانید آنرا دنبال میکند.
- اگر مسئولین فنی شما قطعات یدکی یا حتی مصرفی را بصورت فله دریافت میکنند تا بتدریج آنها را مصرف کنند، آن هم حساب و کتاب دارد. حتی داغیِ قطعات هم کنترل میشود.
- نوتریکا میداند هر واحد تولیدی اکنون باید چقدر مواد، محصول و ضایعات داشته باشد.
هر کسی کالا را «بگیرد» آنقدر بدهکار میماند تا آنرا تعیین تکلیف کند.
- هر کس که کالایی تحویل بگیرد، این موضوع آنقدر در حساب او میماند که یا آنرا پس بدهد یا مصرف کند یا به جای دیگری ارسال کند یا ضایعات کند یا تعدیل کند و خلاصه به شکلی آنرا از حساب خود خارج کند. این امر هم از نظر تعدادی است و هم از نظر ریالی.
- تحویل دادن مواد اولیه به واحدها و پیمانکاران به دقت تحت کنترل است. با نوتریکا میتوانید تعیین کنید چقدر مواد باید به هر واحد داد.
- نوتریکا مقدار مصرف بایسته را از طریق BOM (صورتِ مواد) میداند و تعیین میکند هر واحد تولیدی باید چقدر مواد اولیه و محصول و ضایعات نزد خود داشته باشد. برای این محاسبات نه تنها به ضرایبِ مصرف و ضایعات توجه میکند بلکه حتی به روش تولیدِ برنامه ریزی شده هم توجه میکند. چون در نوتریکا برای هر روشِ تولید، یک BOM جدا وجود دارد. که آنرا هم خودِ نوتریکا از روی OPC (نمودار ساخت) برایتان محاسبه میکند.
- اگر واحد تولیدی کمتر یا بیشتر از مقدار بایسته، مواد مصرف کند، نوتریکا مغایرت مصرف را بشکل خودکار محاسبه میکند و به حساب آنها میگذارد. این امر میتواند در مقیاس کوچکی مانند گزارش تولید یک شیفت باشد یا اینکه بشکل دورهای انجام شود. همه این موارد برای پیمانکاران تولیدی نیز برقرار است. و همه این موارد شامل امور حسابداری نیز میشود.
منظور از «کنترل» در عبارت «کنترل موجودی»
- در نوتریکا وقتی میگوییم کالا کنترل میشود محدود به شمارش تعدادی نیست.
- چندین ویژگی دیگر کالا از جمله کیفیت آن مشمول کنترل است. کالا میتواند سالم، درجه دار (مثلا درجه دو)، ضایعات، منتظر تایید کیفی (قرنطینه) ، و غیره باشد.
- همچنین تمامی عوامل اثرگذاری که سبب شده اند تا کالا به شکل کنونی دربیاید ردیابی میشوند. مثلا اگر تولید شده، عوامل تولیدی آن مانند تجهیزات، پرسنل و مواد اولیه دنبال میشوند. اگر تایید کیفی داشته است عوامل تایید، شامل پرسنل کیفیت، تجهیزاتِ سنجش، آزمونها ، معیارهای پذیرش و دستورات مدیریتیِ مربوطه ردیابی میشوند و خلاصه اینکه تمامی چرا ها و چطورها پاسخ دارد. در نوتریکا اینها جزو ذات کالا هستند که بطور خودکار در حال تکمیل شدن است.
- در مورد قطعات یدکی مهم همین سیستم برقرار است و خواهید دانست کدام قطعه توسط کدام مسئول فنی روی کدام دستگاه بسته شده و چرا.
همه این داستانها با همین دقت در حسابداریِ گردش کالا نیز وجود دارد.
نقش کلیدی «بارکد» در گردش کالا
سیستم انبار نوتریکا فقط با تبلت و بارکدخوان کار میکند. در سایر سیستمها مانند: کنترل تولید، کنترل کیفیت ، نگهداری تعمیرات و … داشتنِ تبلت و بارکد خوان اجباری نیست. گرچه برای کنترل کیفیت بشدت توصیه میشود.
هر بستهی کالا بارکدی دارد که هنگام جابجایی یا کنترل، اسکن میشود و آن کالا به فرمِ در حال تکمیل شدن فرستاده میشود.
اتفاقات «پشت پرده» هر اسکن کالا
۱) با هر اسکن کالا نوتریکا میفهمد:
- این چه کالایی است،
- چه تعدادی است،
- چه شرایطی دارد، (سالم، درجه دو، ضایعات …)
- متعلق به کیست، (خودِ سازمان، امانی دیگران …)
- کجاست (نزد کدام واحد، کدام پیمانکار …) و در کدام جایگاه یا «لوکیشن»
- چرا آنجاست (برای تولید، اصلاح …)
- چه مسیری را طی کرده که به آنجا رسیده است. نگاه کنید به «سیستم ردیابی»
- آیا بستهی کامل است یا خرده؟ و اگر خرده است بقیهاش کجاست و چه شده است؟
- آیا قرار است اتفاق خاصی برای آن بیفتد؟ (سیستم رزرو)
- آیا قرار است اتفاق خاصی برای آن نیفتد؟ (سیستم بلوکه) نگاه کنید به «سیستم رزرو و بلوکه»
- و خیلی موارد دیگر که در حوصلهی این نوشتار نمیگنجد.
.
۲) با هر اسکن کالا کنترل میشود:
- آیا حضور این کالا در مبدأ درست است؟ (نکند که اشتباهأ این بسته جابجا شده باشد و در سیستم ثبت نشده باشد)
- آیا شرایطِ کالا، همان شرایطی است که قرار است باشد؟ (مثلا اگر حوالهی ضایعات میکشیم نباید کالای سالم اسکن شود)
- آیا این کالا در رفرنس فرم وجود دارد؟ (مثلا اگر برگشت فروش میزنیم این کالا در فاکتورِ اولیه حضور داشته؟)
- آیا تعداد درست است؟ آیا این تعداد مجاز است؟ با برداشتن کلِ این بسته ، از تعداد لازم تجاوز نمیشود؟ …
- آیا محدودیت «کالا-مقصد» وجود ندارد؟
- آیا این کالا «منتظر پذیرش» کیفی نیست؟
- آیا کالا در «دستور حمل» یا «درخواست کالا» حضور دارد؟
- آیا کالا برای شرایط فعلی «بلوکه» نیست؟
- آیا کالا برای شرایط دیگری «رزرو» نیست؟ («سیستم رزرو و بلوکه»)
- آیا با این انتخاب، به مقرراتِ «سیستم FIFO» تجاوز نمیشود؟
- آیا این انباردار مجاز به کار با این کالا هست؟
- آیا موجودی منفی نمیشود؟ (منفی شدن موجودی بخاطر بکارگیری بارکد تقریبا «غیر ممکن» است)
لیست کنترل ها نیز بسیار طولانی است. بسته به شرایط ، بیش از ۳۵ نوع کنترل میتواند روی کالای اسکن شده انجام شود.
اگر مشکلی باشد، در «همان لحظه» به اپراتور پیام داده میشود و از برداشتنِ بسته جلوگیری میشود.
.
۳) اتفاقات پشت پرده هنگام ثبت گردش کالا
برخی از کارهای زیر همیشه و برخی به دستور شما بطور خودکار انجام میشود.
- صدور خودکار نمره رعایت FIFO برای حوالهها . نگاه کنید به «سیستم FIFO»
- صدور خودکار نمره «تحویل به موقع» (شاخص عملکرد در تحویل سفارشهایی که موعد تحویل داشته)
- تعیین خودکار میزان انحراف از مصرف در تولید و نزد پیمانکاران. نگاه کنید به «سیستم تولید»
- به روز آوری خودکار نقشه محل استقرار کالاها در انبارها و کل سازمان. نگاه کنید به «ماژول جایگاهها»
- اطلاعرسانی خودکار: ارسال پیام با محتوای انتخابی، با رسانه انتخابی (پیامک، تلگرام…)، برای افراد انتخابی، در زمان انتخابی، به شرطی که خواسته اید . نگاه کنید به «ماژول رخدادها»
- به روزآوری موجودی کالا. این مبحث در نوتریکا، موضوع گسترده و قابل تنظیمی است. نگاه کنید به «موجودی کالا».
- ردیابی رو به جلو (یک کالا کجاها مصرف شده؟) و رو به عقب (در تولید یک کالا چه چیزهایی بکار رفته؟). نگاه کنید به «سیستم ردیابی»
- موازنه (ارزیابی کالای مصرفی برای تولید) واحدهای تولیدی و پیمانکاران بر اساس BOM. نگاه کنید به «موازنه»
«خرد کردن» بسته نیاز به بارکد جدید ندارد.
یکی از افتخارات نوتریکا که حتی در نرم افزارهای مشهور جهانی هم وجود ندارد، امکان خرد کردن بستهها و برداشتنِ بخشی از یک بسته است. این کار بدون ایجاد بارکد جدید برای بستهها انجام میشود. و همچنین میتواند به دفعات انجام شود. مراحل گردش بعدی، کاملا ردیابی میشود.
البته اگر از این امکان بیش از حد استفاده کنید، مثلا یک بسته را به دهها قسمت تقسیم کنید و یا هر قسمت دهها مرحله را قبل از خروج ، طی کند، در این صورت ممکن است نوتریکا مجبور شود در حین کار، سوالاتی از شما بپرسد که البته خیلی نادر است.
هیچ نوع «فرم صوری» در نوتریکا نیاز نیست .
از آنجا که در بسیاری از سازمانها، انبار، مرکزِ کنترلِ کالا است، اگر قرار باشد کالایی بین دو واحد (غیرانباری) جابجا شود، روش سنتی آنست که کالا ابتدا به انبار و سپس به مقصد برود. و این اتفاق ممکن است در واقعیت نیفتد. یعنی بصورت صوری و ظاهری، دو انتقال ثبت میشود ولی خودِ کالا فقط یک جابجایی را طی کرده است.
این امر معمولا خوشایند مسئولین انبار نیست، چرا که نه کالا را میبینند ، نه آنرا شمارش و کنترل میکنند ، ولی به نام آنها ثبت میشود.
حالت بدتر آنست که همین اتفاق در خارج از سازمان بیفتد، مثلا سازمان کالایی را میخرد و تصمیم میگیرد کالا از فروشنده به پیمانکار برود. و به انبار میگویند سند صوری انتقال از فروشنده به انبار و سپس از انبار به پیمانکار را بزند، در حالیکه خود کالا فقط از فروشنده به پیمانکار رفته است. حال اگر کالا مشکلی داشته باشد، از نظر اسنادی، انبار مقصر جلوه میکند.
نوتریکا نیاز به این ثبت های غیر واقعی را از بین برده است. نیازی نیست انبار یا هرکسی ، در کاری که انجام نداده است درگیر باشد. در نوتریکا فقط واقعیتها ثبت میشوند. مبدا یا مقصد، معیارِ انحصاری برای تعیینِ موجودی نیست. به عوامل دیگر هم توجه میشود.
سیستم حسابداری نوتریکا هم آنچنان هوشمند و پارامتریک است که هیچ مشکلی در ثبت سندهای حسابداری پیش نمیآید.
ماژولهای مهم مشارکت کننده
این بخش از ماژولهای عمومی گوناگونی استفاده میکند که مهمترین آنها عبارتند از: (لینکهای مورد علاقه را دنبال کنید)
«ماژول کنترل دسترسی» : برای تعیین دسترسی عمومی به فرمها و همچنین دسترسی های ویژه به کالا ، انبار و غیره
«ماژول رخدادها» : ارسال پیام با «محتوای» انتخابی شما ، با «رسانه» انتخابی شما (پیامک، تلگرام…)، برای «افراد» منتخب شما، در «زمان» انتخابی. مثال: اطلاع رسانی به مسئولین فنی در مورد ورود قطعه یدکی خاص
«ماژول اسناد و مدارک» : مثلا برای اطلاع از آخرین مقررات عمومی (ایمنی، پرسنلی، بهداشتی …) ، مدارک سیستمی (دستورالعملها، فرمها، رویهها) یا مدارک فنی (کالاها، تجهیزات)
«ماژول گزارش ساز» در این بخش میتوانید انواع گزارشهای ساده ، انباشته ، ماتریسی و غیره را بسازید و دسترسی بدهید
فازهای اجرایی سیستم انبار
قبل از کار : مبانی طراحی
مبانی طراحی انبار
قبل از کار : مبانی طراحی
- تعریف انبارها و مراکز مجاز گردش کالا و پرسنل مجاز
- تعریف فرمهای گردش کالا و مقررات آنها مانند: مبدا و مقصد ، وضعیتهای مجاز کالا ، تاریخ مجاز ، نمره تحویل بموقع ، رفرنس ، و بیش از ۸۰ پارامتر دیگر. اینها ضمن خطاناپذیر سازی کارها به شما این امکان را میدهد که با روش مطلوب خودتان کار کنید. توضیح بیشتر در: «پایههای گردش کالا».
- جلوگیری از ساخته شدن کدهای اشتباه با «کدینگ یکپارچه»
- جلوگیری از اشتباه شدن بارکدها با «بارکد یکپارچه»
- تعیین گروههای گوناگون با «گروهبندی یکپارچه»
- جلوگیری از تنوع بیمورد کد بخاطر: رنگ، جنس … با «آپشنهای کالا»
- امکانات گسترده برای تولید «برچسبها» در بخش «طراحی چاپی»
- تعیین خودروها، مسیرها، فاصله ها، تعرفه ها … در «ترابری کالا»
- تعریف درختواره جایابی کالا (و داراییها) در «لوکیشنها»
- تعریف ظروف نگهداری کالا (سبد، پالت …)
- تعریف «طرحهای انبارش» (تعداد روی هم، نوع چینش…)
- تعیین «طرحهای جابجایی» کالا .
- برای سه مورد بالا نگاه کنید به: «طرحهای جابجایی و انبارش»
- تعریف «طرحهای بسته بندی» (تا ۵ لایه درونی)
هنگام کار : کنترلها و ارتباطات
کنترلها و ارتباطات
هنگام کار : کنترل ها و ارتباطات
- کار در انبار با تبلت و بارکدخوان
- جلوگیری از حرکت کالای نامنطبق با «بلوکه و رزرو» موجودی
- سه روش «FIFO» برای هر کالا، کنترل در لحظهِ کشیدن ماشه ، سختگیریِ پارامتریک، نمره رعایتِ FIFO
- خودسرانه ممنوع: «دستور ارسال/دریافت» با نمره خودکار تحویل بموقع
- دستی و خودکار: «درخواست کالا» با ارزیابی دقیق نوتریکا از مواد لازم برای تولید
.
- «انبار گردانی» بارکدی ، حتی همزمان با کار عادی
- میان دوره یا پایان دوره ، کامل یا موضعی (انبار خاص، کالای خاص ، موادِ مشتری …)
- بروزآوری خودکار محل استقرار و «لوکیشن» کالاها و نقشه انبار
.
- ارتباط با واحد QC : «کنترل کیفیت انباشته»
- عدم نیاز به ارتباط مستقیم با واحد کنترل کیفیت
- جلوگیری خودکار از انتقال کالاها تا اعلام نظر QC.
- انتظار برای QC به گردن انبار نمیافتد
.
- «حسابداری گردش کالا»
- تعریف الگوی سند برای هر نوع فرم گردش کالا حتی به شکل چند گانه و شرطی
- امکان صدور خودکار یا نیمه خودکار «اسناد حسابداری»
- صدور سند برای هر فرم ، هر روز یا هر دوره
- بکارگیری حسابداری انبار نوتریکا و اصولا بخش مالی، اجباری نیست.
.
در برخی سازمانها انبار مسئولیتهایی دارد که در سازمانهای بزرگتر برعهده واحدهایی مانند برنامهریزی یا اداری است.
- اگر انبار شما مسئول سرجمعداری است . یعنی بر محل دارایی و ورود و خروج آنها (مثلا برای تعمیر)، نظارت دارد، نگاه کنید به: «داراییها»
- اگر انبار شما خودش باید مراقب میزان موجودی کالاها باشد و سفارش گذاری میکند، نگاه کنید به: «برنامه ریزی سفارشات»
بعد از کار : گزارشها و نتایج
گزارشها و نتایج
بعد از کار : گزارشها و نتایج
- اعلام «موجودی آنلاین» به شکل تعاملی و گام به گام :
- در همه جا: انبارها، خطوط تولید، نزد واحدهای فنی و نزد پیمانکاران
- برای همه نوع کالا (مواد اولیه، محصول، یدکی، ملزومات …)
- برای همه شرایط کالا (سالم، درجه دو، ضایعات …)
- به تفکیک: تاریخ تولید، تاریخ انقضا، مالک، نوع ایراد و …
- حتی موارد در راه: سفارش در راه ، تولید در راه ، فروش در راه
- با امکان تعیین الگوهای موجودی کالا (تعریف شما از موجودی)
- کاردکس با جزئیات دقیق و ابتکاری
- کالاهای راکد و کم مصرف با تعریف پارامتریک شما
- موازنه تولید
- برای واحدهای داخلی و پیمانکاری
- با تعیین خودکار «انحراف از مصرف»
- با درنظر گرفتنِ صورت مواد (BOM)ِ مربوط به روش ساخت(OPC) که کالا طبق آن تولید شده (از اطلاعاتِ برنامه ریزی)
- «ردیابی با دقت لیزر» :
- در دو موضوع : ۱) کالا از چه چیزی درست شده ۲) کالا کجاها رفته یا بکار رفته است.
- با سه روش گوناگون و همزمان: ۱) شماره ردیابی ۲) بارکد ۳) پارتی فروشنده
- برای کالاهایی که اعلام شده نیاز به ردیابی دارند.
- در مورد عوامل انسانی، تجهیزات، روشها، زمانها و غیره …
- تعیین الگوهای موجودی کالا (تعریف شما از موجودی)