نیکا: بخش حسابداری - گروه انفورماتیک پارسا نگار

حسابداری نیکا

حسابداری

حسابداری نیکا دارای «ساختار درختی» با «بیست سطح» است. سرفصل ها در دو نوع «حساب» و «تفصیلی» هستند که هر کدام میتوانند «تا ده سطح» داشته باشند. پهنای هر یک از سطوح، مستقل از همتاهای خود در شاخه های دیگر است. برای مثال، زیر شاخه سوم، در یکی از شاخه ها میتوانید ۳ رقمی و در جای دیگر ۹ رقمی باشد. «جداگر» بخشهای کد نیز به انتخاب شماست مثلا میتوانید کد ۱۱-۱۰۱ (جداگر: خط تیره) داشته باشید یا ۱۰۱/۱۱ (جداگر: /) یا ۱۰۱۱۱ (بدون جداگر) .
در هنگام نصب نیکا، «سرفصلهای اولیه بشکل خودکار» ساخته میشود. اگر از این سرفصلها خشنود نباشید، میتوانید آنها را «تغییر» دهید، به آنها «بیفزایید»، یا آنها را «پاک» کنید.
برای جلوگیری از خطا در صدور اسناد حسابداری ، میتوانید «محدودیت ارتباط حساب و تفصیلی» بوجود آورید. یعنی هر حسابی با هر تفصیلی نتواند سند بخورد. «محدودیتهای اولیه» را نیز نیکا ایجاد میکند. شما میتوانید این محدودیتها را بیشتر یا کمتر کنید.
برای آنکه هنگام صدور اسنادِ دستی کمتر تایپ کنید، میتوانید «شرح های پیش گزیده» برای حسابها یا تفصیلی ها ایجاد کنید.
«تمامی تفصیلی ها بشکل خودکار افزوده میشوند». برای مثال در مورد بدهکاران یا بستانکاران، نیازی به افزودن تفصیلی نیست. وقتی شما در «پرونده افراد و شرکتها» یک شرکت جدید ثبت میکنید، کد تفصیلی آن بشکل خودکار در بخش حسابداری افزوده میشود. همین اتفاق برای «پرسنل، انبارها، دارایی ها، بانکها، صندوقها، تنخواه گردان ها و مانند اینها» می افتد. اینها ۷ نمونه بودند. نیکا «۹۹ نوع تفصیلی» از شما قبول میکند و همانطور که گفتیم لزومی ندارد طول کد آنها برابر باشند. میتوانید مثلا پرسنل با شماره ۳ رقمی و انبارهای ۲ رقمی و دارایی های ۴ رقمی و مشتریان ۵ رقمی داشته باشید. البته هر یک از بخشهای کد به تنهایی نمیتواند بیش از «۱۸ رقم» باشد. کد کلی نیز نباید بیش از «پنجاه رقم» بشود. خبر خوب اینکه میتوانید در هر زمان که مایل باشید پهنای هر یک از بخشها را کم یا زیاد کنید. و نیکا تمامی اسناد صادره شما را از روز اول «بشکل خودکار اصلاح» خواهد کرد.

الگوی اسناد خودکار

با وجود اینکه تمامی کارهای روزانه بشکل خودکار سند حسابداری میخورند، شما میتوانید «صدور خودکار اسناد را از کار بیندازید» یا به چند طریق در صدور اسناد خودکار «دخالت» کنید.
راه ساده، آنست که سرفصلهای مورد استفاده را عوض کنید. همچنین میتوانید شرح بالای سند یا آرتیکل را دستکاری کنید.
راه دیگر اینکه شیوه سند زدن نیکا را به کلی کنار گذاشته و «الگو»های خودتان را برای صدور سند ایجاد کنید.
نیکا امکانات گسترده ای در این زمینه در اختیار شما میگذارد. با این امکانات میتوانید به تمامی اجزای سیستم حسابداری تان مسلط باشید. شرح سرسند یا شرح آرتیکل میتواند بصورت «پارامتریک» و از روی «خود اطلاعات» باشد. «مبالغ» بدهکار و بستانکار میتوانند بصورت فیکس از روی اطلاعات یا با کمک فرمول های (حتی) «پیچیده» محاسبه شوند.
صدور سند میتواند «مشروط» به برقراری برخی شرایط باشد. «حضور آرتیکل» ها نیز میتواند مشروط باشد. همچنین حساب یا تفصیلی که در آرتیکل میاید نیز میتواند ثابت یا پارامتریک و یا حتی حاصل یک «فرمول» باشد.
در صورتی که از الگوی ایجاد شده راضی نباشید میتوانید الگوی استفاده شده را عوض کنید، حتی اگر از سندهایی که در گذشته با این الگو تولید شده نیز خشنود نباشید، میتوانید همه سندهای گذشته را پاک کرده و دستور دهید همه اسناد خودکار، دوباره با الگوی جدید صادر شود.
همچنین میتوانید برای هر الگو تعیین کنید که آیا میتوان این نوع سند را «ویرایش» و «پاک» کرد یا خیر. علاوه بر این، میتوانید تعیین کنید «چه کسانی» حق ویرایش یا پاک کردن سند را داشته باشند.
نیکا آنچنان طراحی شده که از «ناآشنا» ترین افراد به فنون حسابداری تا «خبره» ترین آنها، همگی به سادگی به خواسته های خود برسند.

خزانه داری

در بخش خزانه داری، ابتدا مراکز مالی را که شامل «صندوق»ها، «تنخواه گردان»ها و «بانک»ها است تعریف میکنید. برخی از کارکردهای مرتبط با خزانه داری در فرمهای خود بدون آنکه نامی از خزانه داری آورده شود، کار خود را انجام میدهند. مانند صندوق فروش.
راه دوم که در برخی فرمها استفاده میشود، وجود «کلید»ی است که شما را به فرم «دریافت» یا «پرداخت» میبرد. مانند فرم «خرید» یا فرم «فروش اقساطی» یا فرمهای «حقوقی» و مانند اینها. برای مثال وقتی از فرم خرید به فرم پرداخت میروید، بدون آنکه نیاز باشد «طرف حساب» و «مبلغ» را دوباره تعیین کنید، مستقیما «شیوه»(های) پرداخت را تعیین کرده و کار را انجام میدهید.
راه سومی نیز وجود دارد که کاملا مستقل است و از فرمهای اصلی مربوط به کارهای «نقدی»، «واریز بانکی»، «دریافت چک» و یا «پرداخت چک»، این کارها را انجام میدهید. در فرمهای مستقل، «امکانات متناسب با هر کار» وجود دارد. برای مثال در فرم صدور چک، امکان «چاپ چک» یا «چاپ برگه رسید» که از گیرنده امضا میگیرید که چک را تحویل گرفته آماده شده است.
چاپ چک برای مشهورترین چکهای ۲۹ بانک و ۶ موسسه مالی اعتباری کنونی کشور در نیکا وجود دارد. اگر در آینده اندازه چکها عوض شود یا بانکهای جدیدی تاسیس شود، امکاناتی دارید که این «الگو»ها را دستکاری کنید یا آنها را گسترش دهید.
شاید انتظار نداشته باشید که وقتی میخواهید چک را به بانک ببرید و به حساب بخوابانید، نیکا فرم های بانکی را برای شما پر کند. اما چنین امکاناتی نیز دارید و اگر گردش چک های شما زیاد است، نیکا کمک بزرگی خواهد بود.
دریافت وپرداخت «چکهای تضمین» که نیازمند درگیر شدن «حسابهای انتظامی» است نیز در بخش خزانه داری نیکا وجود دارد و حتی تبدیل چک تضمین به عادی نیز در نیکا پیش بینی شده است.
کلیه اسناد حسابداری در تمامی این کارها بشکل خودکار ثبت میشود.

مالیات ارزش افزوده

مالیات ارزش افزوده به تنهایی موضوع پیچیده ای نیست. اما اگر دقت کارتان را بالا ببرید ممکن است به سناریوهای پیچیده برخورد کنید. یکی از سناریوهای پیچیده، عملیات برگشتی است: برگشت از خرید و برگشت از فروش.

وقتی کالایی برگشت میخورد باید مالیات آن هم برگشت بخورد. مثلا شما کالایی را فروخته اید، مبلغی بابت کالا و مبلغی بابت ارزش افزوده آن دریافت کرده اید. حالا مشتری میخواهد آن کالا را برگشت دهد. اگر در فاصله زمانی خرید تا برگشتی، نرخ مالیات عوض شده باشد باید مراقب باشید که نرخ مالیات زمان فروش را منظور کنید وگرنه مالیات بیشتری به مشتری برمیگردانید و ضرر میکنید. (نرخ مالیات تابحال فقط بالا رفته). همچنین اگر در انتهای فاکتور فروش تخفیف داده باشید، باید سهم ردیف را از تخفیف کالا حساب کرده و بهای واقعی فروش کالا حساب شود و مالیات بر اساس آن محاسبه گردد.
در سیستم مالی نیکا همه این کارها بشکل خودکار انجام میشود. در نهایت نیز گزارش فصلی و گزارش ارزش افزوده دقیقا به شکلی که باید ارائه شود برای شما تهیه میشود و میتوانید فایل اکسل آنرا نیز تهیه و ارسال کنید.