سیستم تضمین کیفیت
تضمین کیفیت در نوتریکا
واحد (و سیستمِ) تضمین کیفیت ، مسئول نظارت بر هر چیزی است که با کیفیت در ارتباط باشد. از آنجا که کمتر موضوعی هست که مستقیم یا غیرمستقیم بر کیفیت موثر نباشد، این واحد علاوه بر مسایل کیفی، با طیفی از مسایل مدیریتی ، سیستمی و حتی کامپیوتر و آموزش درگیر است.
این واحد، گاه به تنهایی و گاه با مشارکت واحدها، روشهای بایسته کارکردن را تدوین و سپس بر اجرای درست آنها نظارت میکند. بخش بزرگی از الزامات استانداردهایی همچون «ISO 9000» و «IATF» توسط این واحد باید رسیدگی شود.
با وجود انتظارات گسترده از این واحد، معمولا امکانات سیستمی اندکی در اختیار آن است. نوتریکا این مشکل را برطرف کرده و اقتدار این واحد را با فراهم کردن ابزارهای تخصصی احیا میکند.
مسئولیتهای واحد تضمین کیفیت
مسئولیتها را میتوان در سه گروه دسته بندی کرد : ۱) طرحریزی ۲) پایش ۳) بازنگری و بهبود
۱) مسئولیتهای طرحریزی
- شناخت (و شاید مشارکت در تدوین) اسناد کلان راهبری شرکت مانند: چشم انداز و اهداف سازمان، ماموریت سازمان، استراتژی ، برنامه های عملیاتی … نگاه کنید به: «نوتریکا و استراتژی شرکت»
- شناخت الزامات استانداردهای بین المللی و ملی و همچنین الزامات مشتریان و تعیین اینکه برای رسیدن به آنها چه کارهایی باید انجام شود و چه چیزهایی نیاز هست. نگاه کنید به: «نوتریکا و استانداردها»
- ساختارمند کردن و طرحریزی فرآیندهای کاری. این مورد تنها با تنظیم پارامترهای گوناگون برنامه یا انتخاب یکی از روشهای انجام آن محقق میشود.
- مشارکت در تولید اسناد سیستمی بویژه روش اجرایی، دستورالعمل و فرمها
- تعیین شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI ها و تعیین شیوه و زمان محاسبه آنها
- ایجاد اطمینان از دسترسی بموقع و درست کاربران به آخرین ورژن از اسناد تایید شده.
۲) مسئولیتهای پایش
- شناسایی مشکلات کیفی و عدم انطباقها (هم سیستمی و هم وابسته به محصول)
- شناسایی علتها بویژه علتهای ریشه ای و تهیه آمار در مورد آنها
- برگزاری جلسات رفع مشکلات (اصلاحی) و پیگیری تصمیمات و اقدامات تعریف شده در آنها
- برنامه ریزی و اجرای دوره ای ممیزیهای داخلی برای تعیین وضعیت عملکرد فرآیندها
- برنامه ریزی و اجرای ممیزی های بیرونی و شخص سوم (ممیزی فرایند ، محصول)
- پایش دورهای فرآیندها و روندها با کمک شاخص های عملکرد
- مقایسه شاخص ها با مقادیر هدف تعیین شده برای آنها
- ارزیابی های دوره ای تامین کنندگان، پیمانکاران و …
- نظرسنجیهای گوناگون (از پرسنل، پیمانکاران ، مشتریان و سایر ذینفعان …)
۳) مسئولیتهای بازنگری و بهبود
- تعیین مکانیزمی که نشان میدهد چه مشکلاتی برجسته تر هستند (بویژه با کمک آنالیز FMEA )
- یافتن مکانیزمهای پیشگیرانه که از تکرار مشکل جلوگیری کند یا شناسایی را آسان نماید
- بازنگری اسناد کنترلی مانند دستورالعملها، تلرانسها، مشخصه ها، نقشه ها، مدارک و … برای کاهش مشکلات
- تعیین شاخصهایی که نشان بدهند اقدامات صورت گرفته تا چه میزان اثربخش بوده اند
- نظارت بر روند بهبود مستمر (بازنگری مدارک، توجیه یا آموزش مجریان، جاری کردن رویه های بازنگری شده یا مقررات تازه، …)
- ایجاد مکانیزمی برای ثبت درس آموخته ها و بکارگیری آنها در زمان مناسب
- مراحل ثبت رسمی و نهادینه شدن تغییرات آزمایشی، (گرفتن تاییدیه ها …) در هر زمان میتواند صورت پذیرد.
کمکهای نوتریکا در بخش تضمین کیفیت
- معرفی استانداردها (مثلا ایزو) و مشخصات مهم آنها
- معرفی اهداف ، معرفی فرآیندها (یا همان سیستم ها)
- معرفی اسناد وابسته به هر فرآیند (سیستم)
- معرفی شاخص های عملکرد
- ایجاد ارتباط بین شاخص ها و فرآیندها
- تعیین فعالیتهای لازم برای رسیدن به بند استاندارد و پیگیری فعالیتهای تعریف شده تا وصول نتیجه
- تعیین روشهای شناسایی مشکلات و ریسکها
- معرفی ریسکها
- معرفی علتهای ریسکها و علتهای علتها تا رسیدن به علت ریشهای
- ساخت درختواره علت های مشکلات و ریسکها
- ثبت مشکلات تولید و کالا (مانند محصول نامنطبق، توقف تولید، شکایات مشتری، …)
- اقدام اصلاحی برای رفع مشکلات پیش آمده شامل
- مشاهده اقدامات انجام شده در موارد مشابه در گذشته
- ثبت نظرات دست اندرکاران تا تصمیمات نهایی
- تعیین لیست کارهای لازم توسط افراد مختلف برای رفع مشکل
- پیگیری کارها از طریق کارتابل کاری افراد و واحدها
- تعیین گستردگی خسارتهای وارده (دوباره کاری، ضایعات، حمل و نقل …)
- ریالی کردن خسارتهای وارده و تعیین هزینه های عدم کیفیت
- ثبت درس آموخته ها برای بکارگیری احتمالی در آینده یا انعکاس در برخی اسناد
- ثبت اسناد وابسته
- اقدام پیشگیرانه برای جلوگیری از تکرار مشکل
- بررسی گستردگی آسیبها وارده به سازمان از این نوع مشکل و اولویت رسیدگی به آن با کمک FMEA
- تعیین لیست کارهای لازم برای تکرار نشدن مشکل
- تعیین نکات لازم برای بکارگیری در آینده (درس آموخته ها)
- تعیین شاخص های سنجش میزان اثربخشی اقدامات پیشگیرانه
- تعیین نمره اثر بخشی اقدامات پیشگیرانه بر اساس میزان بهبود شاخص ها
- معرفی پروژه های سیستمی بهبود
- تعریف عنوان و شناسنامه پروژه شامل اهداف، مزایا، مبانی مالی، دستاوردها …
- تعریف فعالیتهای پروژه ، پیش نیازها
- طراحی ممیزی داخلی
- طرح تعداد نامحدود پرسشنامه برای ممیزی یا نظرخواهی یا هر موضوع دیگر
- تعیین پرسش های هر پرسشنامه و گزینه های هر کدام (حتی زمان نرمال پاسخگویی)
- پرسشها میتوانند شرطی باشند
- تعیین شیوه امتیازدهی به روشهای عددی، ضریبی ، چند گزینه ای و فرمولی
- تعیین ساختار نتیجه گیری از پرسشها که میتواند وابسته به یک پرسشنامه یا یک گروه از پرسشنامه یا هر شکل دیگری باشد. (میتوان از دهها پرسشنامه «یک» نتیجه گرفت یا از یک پرسشنامه «دهها» نتیجه گیری داشت.)
- انجام ممیزی داخلی و ثبت نتایج و امتیاز نهایی ممیزی
- تولید خودکار بسیاری از شاخص ها
- کنترل روند شاخص ها
- کلیه موارد بالا به شکل بدون کاغذ و کاملا سیستمی انجام میشود.
- تعیین گردش لازم برای گرفتن تاییدیه فرمها بر حسب نوع فرم
- موارد ایمنی، ارگونومی ، شرح کار سایر موارد مرتبط با نیروی انسانی را در بخش اداری نگاه کنید
- موارد وابسته به آموزش را در بخش آموزش نگاه کنید
- واحد تضمین کیفیت اغلب همکاری نزدیکی با واحد مهندسی نیز دارد تا مدارک و روشهای واحد مهندسی با خواسته های استاندارد و الزامات مشتری هماهنگ باشد. این بخش از کمکهای نوتریکا را در بخش مهندسی نگاه کنید.
- ماژولهای دیگر نوتریکا که با تضمین کیفیت ارتباط دارند:
- ماژول «آرشیو مدارک الکترونیکی»
- ماژول «ممیزی/ ارزیابی»
- ماژول «ارزشیابی»
- ماژول «کدینگ یکپارچه»
- ماژول «بارکد یکپارچه»
- ماژول «پیام رسان»
- ماژول «گزارش ساز»
- ماژول «مدیریت دسترسی» کاربران