سیستم بهبود مستمر در نوتریکا
گام اول: شناسایی و ثبت مشکلات
نوتریکا مشکلات شرکت را سه گروه میداند. ۱) مشکلات مشهود ۲) مشکلات کمتر مشهود ۳) مشکلات نامشهود و استراتژیک.
۱) مشکلات «مشهود»
این گروه از مشکلات باید پیش بیایند تا دیده شوند. تمرکز عمده سازمانها هم بر همین نوع مشکلات است. عادیترین آنها عبارتند از:
- برخورد با کالای نامنطبق (مواد یا محصولی که مشخصات آن از کفِ خواستهها هم بدتر است)
- برخورد با فرآیند نامنطبق (فرآیندی که مطابق شرایط تعریف شده کار نمیکند)
- شکایت مشتریان (اگر پس از بررسی ، موجه و درست دانسته شد)
دو مورد اول را معمولا واحد کنترل کیفیت شناسایی میکند و مورد سوم معمولا از طریق واحد بازرگانی یا فروش به اطلاع شرکت میرسد.
۲) مشکلات «کمتر مشهود»
اینها مشکلاتی هستند که سازمان بخشی از آن را به عنوان وضعیت موجود قبول میکند و تا وقتی به مرحله بحران نرسیده ممکن است برای حل آنها اقدام نشود. برخی مثالها عبارتند از:
- خرابی دستگاهها (زیرا اگر سرویسها بموقع انجام شوند، هرگز نباید خرابی و توقف تجهیزات داشته باشیم)
- خسارات ناشی از کم بودن دانش یا مهارت پرسنل
- مشکلات لجستیک و تامین نیازها
- هر نوع مشکلی که سبب شود هر نوع برنامهریزی محقق نشود
از نقاط قوت نوتریکا آنست که با این نوع مشکلات تقریبا همانند گروه اول رفتار میکند. آنها را در کنار هم قرار میدهد. آنها را با هم تحلیل میکند و شما (گاهی بدون آنکه متوجه باشید) به طیف وسیعتری از مشکلات رسیدگی میکنید.
۳) مشکلات «نامشهود» و استراتژیک
این گروه از مشکلات معمولا تحلیلی و محاسباتی هستند. عموما باید زیر نظر مدیریت باشند. و فقط با اراده و خواست مدیریت و با پشتیبانیِ ایشان کاهش مییابند. برای مثال:
- پایین بودن بهرهوری پرسنل و/یا دستگاهها
- بالا بودن بهای تمام شده
- جایگاه رقابتی شرکت در میان رقبا بویژه سهم بازار
نوتریکا حتی در این موارد هم کمکهایی میکند. هم ابزارهای محاسباتی دارد و هم ساختارهای مخصوص برای جمعآوری اطلاعات با این اهداف دارد.
چالشهای گام اول
نوتریکا ابزارهایی فراهم میکند که مشکلات گوناگونی که در سازمان پیش میاید ثبت شوند. اما چند چالش وجود دارد:
- نوتریکا از سازمانها میخواهد که همه ابعاد مشکل را ثبت کنند. یعنی بطور کامل پیامدها و خسارتها و همچنین زنجیره علتهای آنها را بگویند. اما برخی از آنان مشکل را سطحی نگاه میکنند و کمترین اطلاعات را ثبت میکنند. این امر سبب میشود نتوان مشکلات را دقیق تحلیل کرد یا آنها را به درستی با سایر مشکلات مقایسه کرد.
- مشکل دیگر آنست که اکثر سازمانها به اقدامات اصلاحی و رفع مشکلِ حاضر بیشتر از اقدامات پیشگیرانه اهمیت میدهند. یعنی تمرکز آنها این است که با محموله یا فرآیند مشکلدار چه کنند. نه اینکه چطور جلوی بروز دوباره آنرا بگیرند.
- نوتریکا این امکان را دارد که با ایجاد پارامترهای گوناگون، کاربران را مجبور به ثبت کامل اطلاعات کند. اما این کار گاهی نتیجه معکوس میدهد. لذا ما معتقدیم برخورداری از یک سیستم QA خوب قبل از هر چیزی نیازمند یک مدیر QA خوب است. اجازه دهید از بحث خارج نشویم.
گام دوم: «انتخاب» مشکلی که باید بهبود یابد و «میزان» بهبود آن
پس از گام ثبت اطلاعات، معمولا با انبوهی از مشکلات یا شرایط نامطلوب روبرو هستیم که میتوان آنها را بهتر کرد. بدیهی است که نمیتوان و نباید به همه آنها پرداخت. منابع سازمان برای ایجاد بهبود ، محدود هستند و باید آنها را درست بکار گرفت. رفع برخی مشکلات ، ساده و کم هزینه است و برخی گران و پرچالش. هر دو گروه میتوانند پیامدهای سبک یا سنگین داشته باشند. پس روشی لازم است که بتوان انتخاب کرد از بین مشکلات موجود، به کدامها باید پرداخت.
یکی از روشهای متداول که در نوتریکا هم پشتیبانی میشود استفاده از «آنالیز نقاط شکست و اثرات آن» Failure Mode and Effects Analysis FMEA است. در این آنالیز ، سه فاکتور: ۱) شدت اثر پیامدها ۲) میزان وقوع مشکل ۳) سختیِ تشخیص ، توجه میشود. تعاریف این سه مورد بسیار مهم هستند. بنابراین نوتریکا بخشی از برنامه را به آنها اختصاص داده است. نگاه کنید به: «RPN در نوتریکا» .
همچنین برای آشنایی با خودِ آنالیز نگاه کنید به : «آنالیز FMEA»
نوتریکا در FMEA متوقف نمیشود. پیشنهاد ما اینست که بجای تخمینِ ریسک ، میتوان آنرا محاسبه کرد. دو موردِ «شدت اثر» و «وقوع» بطور دقیق در نوتریکا وجود دارد. با بکارگیری یک تعریف دقیق و جدید برای «تشخیص» ، میتوان آنرا نیز از حالت تخمینی خارج کرد. شرح کامل این فرآیند از حوصله این نوشتار خارج است. اگر مایل هستید در مورد آن بیشتر بدانید با ما تماس بگیرید. روش جدید ما میتواند اثرات چشمگیری در بهبود کیفیت و کاهش هزینه های کیفی شما داشته باشد.
گام سوم: تعیین اقدامات لازم و پیگیری تا انجام آنها
مشکل متداول سازمانها در این مورد آنست که معمولا لابلای کارهای عادی گم و سپس فراموش میشوند. اما این اتفاق در نوتریکا نمیتواند بیفتد.
اولا برای رسیدگی به مشکلات معمولا باید یک گروه فرا-واحدی یا Cross-Functional Team CFT تشکیل شود. این موضوع در برنامه پیش بینی شده و همچنین پیش بینی شده که کارهای اصلاحی از کارهای پیشگیرانه جدا شوند تا شفافیت اقدامات پیشگیرانه بیشتر شود.
معمولا اولین کاری که این گروه میکند این است که اقدامات انجام شده در موارد مشابه گذشته را بررسی کند. نوتریکا این امکان را هم فراهم کرده است.
ماژول «درخواست و دستور کار» نوتریکا، ساختار منسجمی برای تعریف کارها و سپس پیگیری آنها فراهم میکند. این کارها میتوانند پیش نیاز هم داشته باشند. و همانطور که گفتیم شامل کارهای اصلاحی و پیشگیرانه است.
گام چهارم: تعیین میزان اثربخشی اقدامات
این گام سخت ترین مرحله است. چرا که هم باید برای آن معیار تعیین کرد و هم شاید مدتی زمان نیاز باشد تا بتوان بهبود را حس کرد. رویکرد نوتریکا در این گام شامل مراحل زیر است:
- تعیین موضوع بهبود یافتنی که میتواند کاهش عیب کالا یا خرابی تجهیزات یا یک KPI و یا یک معیار دیگر باشد
- سنجش وضعیت کنونی که بتوان آنرا با آینده مقایسه کرد و تعیین میزان هدفی که انتظار میرود به آن رسید و همچنین تعیین اینکه چه زمانی باید سنجش آینده را انجام داد.
- تعیین اینکه اقدامات کنونی بر چه موارد مشابهی میتواند اثر داشته باشد
- تعیین درصد اثر بخشی یا میزان کاهش مشکل
علاوه بر اینها نوتریکا به تعیین میزان خسارتها هم میپردازد. و در آخرین گام ، درس آموخته ها را ثبت میکند تا در موارد مشابه آینده یا در مدارک بکار گرفته شود. برای توضیحات بیشتر نگاه کنید به: بخش: «مشکلات»